Обзор
Ultima Agency — международное агентство в сфере digital-развлечений и модельного бизнеса. Для централизации ежедневных операций была разработана и внедрена система управления на базе Notion, объединившая менеджеров, моделей и руководителей направлений в едином рабочем пространстве. Система упорядочила коммуникацию, отслеживание задач и отчётность по всей команде.
Ultima Agency — международное агентство в сфере digital-развлечений и модельного бизнеса. Для централизации ежедневных операций была разработана и внедрена система управления на базе Notion, объединившая менеджеров, моделей и руководителей направлений в едином рабочем пространстве. Система упорядочила коммуникацию, отслеживание задач и отчётность по всей команде.
Задача клиента
По мере роста агентства управление распределённой сетью моделей, менеджеров и административного персонала становилось всё более трудоёмким. Данные были разбросаны по разным инструментам и чатам, отчётность велась вручную, координация между подразделениями — децентрализована. Всё это делало управление громоздким и уязвимым для ошибок.
Требовалось масштабируемое рабочее пространство в Notion, которое объединит операционную логику, онбординг, коммуникационные потоки и отчётность в единой экосистеме, доступной всей команде.
По мере роста агентства управление распределённой сетью моделей, менеджеров и административного персонала становилось всё более трудоёмким. Данные были разбросаны по разным инструментам и чатам, отчётность велась вручную, координация между подразделениями — децентрализована. Всё это делало управление громоздким и уязвимым для ошибок.
Требовалось масштабируемое рабочее пространство в Notion, которое объединит операционную логику, онбординг, коммуникационные потоки и отчётность в единой экосистеме, доступной всей команде.
Проблемы
- Отсутствие единой платформы для координации между менеджерами, моделями и руководителями направлений.
- Данные рассредоточены по множеству инструментов и чатов.
- Нет стандартизированных процессов онбординга, отчётности и коммуникации.
- Сложность отслеживания результативности и зон ответственности по отделам.
Решение
- Спроектирована и развёрнута полноценная операционная система в Notion.
- Созданы взаимосвязанные базы данных для моделей, менеджеров и операционных направлений.
- Разработаны дашборды для каждой роли: руководитель направления, менеджер, администратор.
- Интегрированы управление задачами, расписания и KPI.
- Настроены уровни доступа и правила видимости данных.
- Проведено обучение внутренней команды по работе с системой и её поддержке.
Технологии и инструменты
Notion (основная платформа), Google Workspace, Telegram, внутренние базы данных.
Notion (основная платформа), Google Workspace, Telegram, внутренние базы данных.
Результаты
- Централизованное операционное управление в едином доступном пространстве.
- Улучшена коммуникация между менеджерами и руководителями направлений.
- Снижена административная нагрузка и объём ручной отчётности.
- Повышены прозрачность и подотчётность внутри агентства.
- Создана масштабируемая основа для дальнейшей автоматизации и аналитики.
Роль в проекте
Исполнитель — архитектор Notion-системы и руководитель внедрения.
Исполнитель — архитектор Notion-системы и руководитель внедрения.
Дополнительная информация
- Клиент: Ultima Agency — ultima-agency.com
- Период: 2024
- Формат: проектирование системы, внедрение и онбординг
- Конфиденциальность: раскрывается только операционная структура; данные команды не разглашаются
- Визуалы и шаблоны: доступны по запросу
📅 Подробности кейса — на демо-встрече: Записаться на демо
