Ultima agency — креативное/digital-агентство, работающее с клиентами в сфере маркетинга, дизайна и разработки. Агентство управляло несколькими проектами одновременно, но процессы были разрознены: задачи в разных инструментах, документы в папках, знания — в головах сотрудников.
Задача
С ростом клиентской базы и команды управление проектами стало фрагментированным. Команды использовали разные инструменты и таблицы, что усложняло координацию и приоритизацию. Не было единой системы для принятия решений, отслеживания стадий проектов, ответственных и приоритетов. Дублирование задач и расфокус между командами тормозили рост.
Цели
— создать единую операционную систему для управления агентством
— объединить проекты, задачи, ресурсы и знания в одном пространстве
— внедрить фреймворки управления: OKR, Kanban, жизненный цикл проекта
— обеспечить прозрачность и коммуникацию между командами
— заложить базу для масштабирования без хаоса
Что было сделано
— проведён аудит текущих процессов и инструментов агентства
— спроектирована единая архитектура управления на базе Notion
— внедрены фреймворки: OKR, Kanban, жизненный цикл проекта и командные дашборды
— связаны базы данных проектов, задач, участников и статусов
— создано единое рабочее пространство с гибкими правами доступа и автоматизированными представлениями
— настроены фильтрованные представления для разных ролей: руководство, project-менеджеры, исполнители
— интегрированы Google Drive и Google Calendar для синхронизации документов и событий
— разработаны кастомные шаблоны для типовых проектов и процессов
— проведено обучение команды и project-менеджера для самостоятельной работы в системе
Технологии и инструменты
— Notion — основная операционная система
— Google Drive — хранение документов
— Google Calendar — синхронизация событий и дедлайнов
— Кастомные шаблоны, дашборды, фильтрованные представления
Сроки
— аудит и проектирование: 2 недели
— разработка структуры и настройка: 1 месяц
— тестирование, внедрение и обучение: 2 недели
— общий период работы: 2 месяца
Результаты
— создана полноценная операционная система управления агентством в Notion
— все проекты объединены в едином структурированном пространстве
— внутренний project-менеджер полностью управляет системой
— повышена прозрачность и коммуникация между командами
— сокращено время на поиск информации и статуса проектов
— заложена база для масштабирования и роста клиентской базы
