Креативные агентства живут идеями, но нередко спотыкаются об операционку. Для nic's creative — армянского агентства видеопроизводства и рекламы — рост принёс не только больше проектов, но и больше хаоса. Продажи, проджект-менеджмент и финансы вели свои записи отдельно, что порождало дублирование, задержки и отсутствие финансовой прозрачности. За три недели была внедрена система на базе Notion, объединившая CRM, проектные процессы и финансы — владелец получил аналитику в реальном времени, а команда — чёткий операционный хребет. Разрозненные процессы уступили место ясности, скорости и контролю.
Клиент
nic's creative — агентство видеопроизводства и креативной рекламы, базирующееся в Армении. Компания работает с брендами и частными клиентами в сферах influencer-маркетинга, digital-кампаний и креативного производства.
nic's creative — агентство видеопроизводства и креативной рекламы, базирующееся в Армении. Компания работает с брендами и частными клиентами в сферах influencer-маркетинга, digital-кампаний и креативного производства.
Проблема
- Хаотичное взаимодействие между менеджерами по продажам, проджект-менеджерами и финансовым отделом.
- Отсутствие единой базы клиентов и проектов.
- Ручное дублирование информации между отделами.
- Непрозрачность бюджетов и рентабельности проектов.
- Отсутствие аналитики в реальном времени для владельца.
Цели и задачи
- Объединить CRM, управление проектами и финансы в одной среде.
- Отслеживать полный путь клиента — от первого обращения до финального платежа.
- Автоматически рассчитывать выручку, расходы и рентабельность по каждому проекту.
- Обеспечить владельца агентства дашбордом с ключевыми бизнес-метриками в реальном времени.
Решение
Разработана и внедрена комплексная система на базе Notion, состоящая из четырёх связанных модулей:
Разработана и внедрена комплексная система на базе Notion, состоящая из четырёх связанных модулей:
- CRM / воронка продаж — учёт входящих заявок, автоматическая конвертация одобренных лидов в проекты.
- Управление проектами — автоматическое создание карточек проектов, назначение менеджеров, отслеживание прогресса, расчёт рентабельности.
- Финансовый модуль — категоризация доходов и расходов с привязкой к проектам.
- Дашборд для руководителя — аналитика в реальном времени: выручка, расходы, рентабельность, просроченные проекты, лучшие исполнители.
Срок реализации: 1 месяц — от планирования и проектирования до внедрения и тестирования.
Результаты
- Все операции сведены в единую прозрачную систему.
- Устранено дублирование данных и ручные переносы информации.
- Финансовая отчётность автоматизирована.
- Руководитель получил дашборд для оперативного контроля в реальном времени.
- Ускорено согласование проектов и упрощено управление.
- Система реализована на английском языке для поддержки международных процессов.
- Вся команда прошла онбординг и обучение.
- Комфортное взаимодействие через Telegram и Zoom.
Ключевые преимущества
- Быстрое внедрение — 3 недели.
- Система адаптирована под реальные процессы агентства.
- Реализация на английском языке с включённым обучением.
- Чёткая коммуникация и поддержка после запуска.
- Масштабируемая основа для дальнейшего роста.
Подробности кейса можно получить записавшись ко мне на демо https://calendly.com/hello-vasilkov/30min
