Cases

Система управления бизнес-процессами для креативного агентства

Креативные агентства живут идеями, но нередко спотыкаются об операционку. Для nic's creative — армянского агентства видеопроизводства и рекламы — рост принёс не только больше проектов, но и больше хаоса. Продажи, проджект-менеджмент и финансы вели свои записи отдельно, что порождало дублирование, задержки и отсутствие финансовой прозрачности. За три недели была внедрена система на базе Notion, объединившая CRM, проектные процессы и финансы — владелец получил аналитику в реальном времени, а команда — чёткий операционный хребет. Разрозненные процессы уступили место ясности, скорости и контролю.
Клиент

nic's creative — агентство видеопроизводства и креативной рекламы, базирующееся в Армении. Компания работает с брендами и частными клиентами в сферах influencer-маркетинга, digital-кампаний и креативного производства.
Проблема

  • Хаотичное взаимодействие между менеджерами по продажам, проджект-менеджерами и финансовым отделом.
  • Отсутствие единой базы клиентов и проектов.
  • Ручное дублирование информации между отделами.
  • Непрозрачность бюджетов и рентабельности проектов.
  • Отсутствие аналитики в реальном времени для владельца.
Цели и задачи

  • Объединить CRM, управление проектами и финансы в одной среде.
  • Отслеживать полный путь клиента — от первого обращения до финального платежа.
  • Автоматически рассчитывать выручку, расходы и рентабельность по каждому проекту.
  • Обеспечить владельца агентства дашбордом с ключевыми бизнес-метриками в реальном времени.
Решение

Разработана и внедрена комплексная система на базе Notion, состоящая из четырёх связанных модулей:

  1. CRM / воронка продаж — учёт входящих заявок, автоматическая конвертация одобренных лидов в проекты.
  2. Управление проектами — автоматическое создание карточек проектов, назначение менеджеров, отслеживание прогресса, расчёт рентабельности.
  3. Финансовый модуль — категоризация доходов и расходов с привязкой к проектам.
  4. Дашборд для руководителя — аналитика в реальном времени: выручка, расходы, рентабельность, просроченные проекты, лучшие исполнители.
Срок реализации: 1 месяц — от планирования и проектирования до внедрения и тестирования.
Результаты

  • Все операции сведены в единую прозрачную систему.
  • Устранено дублирование данных и ручные переносы информации.
  • Финансовая отчётность автоматизирована.
  • Руководитель получил дашборд для оперативного контроля в реальном времени.
  • Ускорено согласование проектов и упрощено управление.
  • Система реализована на английском языке для поддержки международных процессов.
  • Вся команда прошла онбординг и обучение.
  • Комфортное взаимодействие через Telegram и Zoom.
Ключевые преимущества

  • Быстрое внедрение — 3 недели.
  • Система адаптирована под реальные процессы агентства.
  • Реализация на английском языке с включённым обучением.
  • Чёткая коммуникация и поддержка после запуска.
  • Масштабируемая основа для дальнейшего роста.
Подробности кейса можно получить записавшись ко мне на демо https://calendly.com/hello-vasilkov/30min